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Das Jobcenter Prignitz startet mit der Einführung der elektronischen Akte ins digitale Zeitalter!

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Ab dem 19.06.2017 führt das Jobcenter Prignitz die elektronische Akte (eAkte) ein und verabschiedet sich damit Schritt für Schritt von der klassischen Papierakte.

Kunden können jedoch weiterhin wie gewohnt ihre Anliegen auch per Brief an die Behörde senden.

„Künftig werden alle Dokumente, die unser Haus erreichen, gescannt und in der korrekten elektronischen Akte gespeichert” berichtet der Jobcenter-Geschäftsführer Gordon Werber. Nach dem Scann-Prozess werden die Papierunterlagen noch weitere acht Wochen aufbewahrt, bevor sie einer datenschutzkonformen Vernichtung zugeführt werden. Das Jobcenter bittet daher, lediglich Anträge als Originale einzureichen. Falls weitere Dokumente im Original benötigt werden, weist das Jobcenter gesondert darauf hin.

Gordon Werber ist sich sicher, dass die Einführung der eAkte einen hohen Mehrwert für die Kunden seiner Behörde bringt. „Künftig können wir noch schneller und zu jeder Zeit auf die Daten und Posteingänge zugreifen. Schnellere Postströme und der Wegfall von Post- und Aktentransporten seien die wesentlichsten Vorteile der eAkte. Weil die Akte jederzeit auf dem Bildschirm verfügbar ist, entfallen auch zeitaufwendige Suchvorgänge, wodurch Entscheidungen noch schneller getroffen und Auskünfte präziser erteilt werden können.”

Zugriff auf die Daten haben aber nur die Mitarbeiter, die auch tatsächlich für die Bearbeitung zuständig sind, sodass dem Datenschutz ganz besonders Rechnung getragen wird.

Das neue System spart zudem Platz. Die durchschnittliche Akte von Kunden eines Jobcenters umfasst circa 300 Seiten. Rund fünf Milliarden Blatt Papier lagern so bundesweit in Jobcentern und etwa 1,8 Millionen kommen täglich dazu. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen, sowie die Umwelt zu schonen. Die alten Papierakten werden allerdings nicht gescannt, sondern bleiben vorerst weiter bestehen. Die manuelle und digitale Bearbeitung werden daher noch für eine gewisse Zeit nebeneinander erfolgen.

Die elektronische Akte macht den Weg frei, künftig weitere zukunftsweisende Dienstleistungen für die Kunden des Jobcenters anzubieten.

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